Assemblée générale de copropriété : convocation, majorités et procès-verbal expliqués simplement

L'assemblée générale est le seul moment de l'année où la copropriété décide. Budget, travaux, choix du syndic, règles de vie : tout passe par elle. Et c'est aussi le moment où une erreur de forme peut faire annuler une décision pourtant votée à l'unanimité. Convocation envoyée trop tard, majorité mal calculée, procès-verbal incomplet : les motifs de contestation sont nombreux.

Voici, en langage clair, tout ce qu'il faut savoir sur l'assemblée générale de copropriété : convocation, déroulement, majorités et procès-verbal, avec un focus sur ce qui change pour les petites copropriétés lyonnaises.

Quand l'assemblée générale doit-elle se tenir ?

Au moins une fois par an. Cette assemblée annuelle approuve les comptes de l'exercice écoulé, vote le budget prévisionnel du suivant et, le cas échéant, renouvelle le syndic. Elle doit en principe se tenir dans les six mois qui suivent la clôture de l'exercice comptable.

Des assemblées extraordinaires peuvent être convoquées à tout moment pour une décision urgente : travaux imprévus, sinistre, changement de syndic. Dans les petites copropriétés, elles sont facturées en prestation particulière par la plupart des syndics, d'où l'intérêt d'anticiper.

La convocation : les règles à respecter

Qui convoque ?

Le syndic. À défaut, le président du conseil syndical après mise en demeure restée sans réponse pendant huit jours, ou, dans certaines conditions, un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix.

Quel délai ?

La convocation doit être notifiée au moins 21 jours avant la date de l'assemblée, sauf urgence ou délai plus long prévu par le règlement de copropriété. Un délai non respecté rend l'assemblée annulable.

Par quel moyen ?

Lettre recommandée avec accusé de réception, lettre recommandée électronique si le copropriétaire a donné son accord, ou remise en main propre contre émargement. Un simple e-mail ou un affichage dans le hall ne suffit pas.

Que doit-elle contenir ?

• le lieu, la date et l'heure ;
• l'ordre du jour, avec chaque question rédigée de façon précise : on ne vote pas sur une « question diverse » ;
• les documents nécessaires au vote : comptes, budget prévisionnel, projets de contrats, devis pour les travaux, contrat de syndic candidat ;
• le formulaire de vote par correspondance ;
• les modalités de participation à distance si elles sont prévues.

Tout copropriétaire peut demander l'inscription d'une question à l'ordre du jour, par écrit au syndic, avant l'envoi des convocations. Pensez-y dès que vous recevez l'annonce de la date.

Le déroulement de la séance

1. Feuille de présence : chaque copropriétaire présent ou représenté la signe, avec le nombre de tantièmes. C'est elle qui permet de calculer les majorités.
2. Élection du bureau : un président de séance, choisi parmi les copropriétaires, un ou plusieurs scrutateurs, et un secrétaire, le plus souvent le syndic.
3. Examen de l'ordre du jour, question par question, dans l'ordre de la convocation. Chaque résolution fait l'objet d'un vote distinct.
4. Vote : à main levée ou par appel nominal, en tenant compte des votes par correspondance et des pouvoirs.

Les pouvoirs

Un copropriétaire absent peut donner mandat à une personne de son choix, copropriétaire ou non, sauf au syndic et à ses proches. Un mandataire ne peut détenir plus de trois pouvoirs, sauf si le total des voix qu'il représente, les siennes comprises, ne dépasse pas 10 % des voix du syndicat.

Participation à distance

Si l'assemblée l'a décidé au préalable, les copropriétaires peuvent participer par visioconférence ou par tout moyen permettant leur identification. Le vote par correspondance, lui, est ouvert de plein droit grâce au formulaire joint à la convocation.

Les majorités : le cœur du sujet

C'est là que se jouent les contestations. La loi prévoit quatre niveaux de majorité selon l'importance de la décision.

La « passerelle » de l'article 25-1

Si une décision relevant de l'article 25 n'obtient pas la majorité absolue mais recueille au moins un tiers des voix de tous les copropriétaires, la même assemblée peut immédiatement procéder à un second vote à la majorité simple de l'article 24. Dans les petites copropriétés, où un seul absent peut bloquer, cette passerelle est précieuse. Elle sert notamment à changer de syndic.

Une subtilité pour les petites copropriétés

Un copropriétaire qui détient à lui seul plus de la moitié des tantièmes voit ses voix réduites à la somme des voix des autres copropriétaires. Cette règle évite qu'un seul propriétaire impose toutes les décisions dans un immeuble de 3 ou 4 lots.

Le procès-verbal et la contestation

Le procès-verbal est rédigé en fin de séance et signé par le président, le secrétaire et les scrutateurs. Il mentionne, pour chaque résolution, le résultat du vote et le nom des copropriétaires qui ont voté contre ou se sont abstenus, avec leurs tantièmes. Il est conservé dans un registre.

Le syndic doit le notifier dans un délai d'un mois aux copropriétaires opposants et défaillants (absents non représentés). Ceux-ci disposent alors de deux mois pour contester une décision devant le tribunal judiciaire. Passé ce délai, la décision devient définitive. Un copropriétaire qui a voté pour ne peut pas la contester.

Les motifs d'annulation les plus fréquents : délai de convocation non respecté, question absente de l'ordre du jour, majorité mal appliquée, pouvoirs irréguliers. Un syndic rigoureux sécurise chacune de ces étapes.

Ce qui est simplifié dans les petites copropriétés

Les copropriétés de 5 lots au plus, ou dont le budget moyen est inférieur à 15 000 € sur trois ans, bénéficient d'un formalisme allégé : la loi leur permet de prendre certaines décisions par consultation écrite ou lors d'une simple réunion, sans convocation à 21 jours. L'assemblée annuelle reste néanmoins le moment de référence pour l'approbation des comptes et du budget. Les copropriétés à deux lots vont encore plus loin, comme l'explique notre article sur le syndic dans une copropriété de 2 lots. Et sans conseil syndical, c'est l'assemblée qui fixe directement les règles de contrôle du syndic, voir notre article sur le conseil syndical en petite copropriété.

Le détail des règles est disponible sur service-public.fr.

Questions fréquentes sur l'assemblée générale de copropriété

Que se passe-t-il si je ne peux pas assister à l'assemblée générale ?

Vous pouvez voter par correspondance grâce au formulaire joint à la convocation, ou donner pouvoir à une personne de votre choix. Si vous ne faites ni l'un ni l'autre, vous êtes « défaillant » : les décisions s'imposent à vous, mais vous conservez deux mois après la notification du procès-verbal pour les contester.

L'assemblée générale peut-elle se tenir en visioconférence ?

Oui, à condition que l'assemblée ait préalablement voté les modalités de participation à distance et que le moyen utilisé permette d'identifier chaque participant. Le syndic doit alors proposer cette option dans la convocation.

Peut-on voter une question qui n'est pas à l'ordre du jour ?

Non. Une décision prise sur une question absente de l'ordre du jour est annulable. L'assemblée peut seulement en débattre à titre d'information, puis la question est inscrite à l'ordre du jour d'une prochaine assemblée.

Combien coûte une assemblée générale dans une petite copropriété ?

L'assemblée annuelle est incluse dans le forfait de gestion courante du syndic. Une assemblée supplémentaire est en général facturée comme prestation particulière, de 150 à 400 € selon les cabinets. Vérifiez ce point dans votre contrat, et consultez notre article sur le tarif d'un syndic pour petite copropriété.

Ce qu'il faut retenir

Une assemblée générale valable, c'est une convocation à 21 jours avec un ordre du jour précis, une feuille de présence bien tenue, la bonne majorité pour chaque décision, et un procès-verbal notifié dans le mois. Dans une petite copropriété, la passerelle de l'article 25-1 et la consultation écrite évitent les blocages liés aux absents.

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